Hoy toca hablar de Spark otra vez.
No es la primera vez que aparece en el blog. Ya comenté funciones como enviar más tarde y seguimiento de correos y también la llegada de Spark 2. La razón es sencilla: Spark ha sido durante años uno de los clientes de correo más interesantes para iOS, iPadOS y macOS.
Esta vez la función clave son las plantillas.
Qué son las plantillas de Spark
Las plantillas permiten guardar correos reutilizables e incluir marcadores de posición para nombres, fechas, importes, productos o cualquier dato variable.
El caso típico es un correo que repites muchas veces: informes, presupuestos, respuestas de soporte, actualizaciones de proyecto o contestaciones a preguntas frecuentes.
Antes de tener plantillas, lo habitual era guardar textos en Notas, copiar y pegar, cambiar el nombre del cliente, actualizar la fecha y revisar que no quedara ningún dato del correo anterior.
Eso funciona, pero es fácil equivocarse. Y cuando una tarea se repite cada día, cualquier fricción se multiplica.
Con las plantillas de Spark, ese bloque queda guardado dentro del propio cliente de correo y los campos variables se completan antes de enviar.
Para qué tipo de correos sirve
Las plantillas son especialmente útiles para:
- Informes recurrentes.
- Actualizaciones de trabajo.
- Lanzamientos de productos.
- Presupuestos a clientes.
- Respuestas de soporte.
- Contestaciones a FAQs.
Encajan muy bien con una forma de trabajar tipo GTD: sacar tareas repetitivas de la cabeza y convertirlas en sistemas fiables.
Cómo crear una plantilla en Spark
Crear una plantilla en Spark es sencillo:
- Abre las preferencias de Spark.
- Entra en la sección Plantillas.
- Haz clic en Crear plantilla.
- Escribe el texto y añade los campos que necesites.
- Guarda la plantilla con un nombre claro.
Después la tendrás disponible al redactar un correo.
Plantillas compartidas
Otra función interesante es que las plantillas se pueden compartir con miembros de un mismo equipo.
Para atención al cliente, ventas o soporte interno tiene mucho sentido: todos responden con criterios parecidos, se reducen errores y se mantiene un tono más consistente.
Marcadores de posición
Los marcadores de posición son valores que Spark sustituye al preparar el correo.
Hay dos tipos:
Marcadores predefinidos: Spark puede completar datos como el primer nombre del destinatario, el apellido o tu propio nombre.
Marcadores personalizados: tú defines el campo y Spark te pide completarlo antes de enviar. Son perfectos para importes, fechas, productos, números de pedido o cualquier dato que cambie en cada correo.
Ejemplo de plantilla
Imagina que un cliente solicita un presupuesto:
Hola, {Nombre del destinatario}:
Gracias por escribirnos.
Te envío el presupuesto para {product_name}.
Nombre del producto: {product_name}
Cantidad deseada: {product_quantity}
Costo por unidad: {product_cost_per_unit}
Total con descuento: {discounted_total}
El pedido puede prepararse en {delivery_day_number} días desde la confirmación.
Si tienes cualquier duda, dime y lo revisamos.
Gracias,
{Mi nombre completo}.
La clave no es escribir menos por escribir menos. La clave es reducir errores, responder con más consistencia y dejar el tiempo de verdad para los correos que sí necesitan pensamiento.
Si quieres revisar tu flujo de email, plantillas de respuesta o procesos de atención al cliente, puedes escribirme a ajra@ajra.es.